Identificazione e collocazione organizzativa
Denominazione del ruolo: Referente Ufficio Soci
Staff di appartenenza: Segreteria Generale
Finalità del ruolo
Il Referente dell’Ufficio Soci assicura la gestione ordinata, aggiornata e conforme dei rapporti amministrativi e informativi tra il Centro Studi AMIStaDeS e i suoi Associati, durante tutte le fasi del rapporto associativo, garantendo la corretta gestione della documentazione, delle anagrafiche e dei consensi, nel rispetto della normativa vigente in tema di APS, delle procedure interne e delle decisioni degli organi competenti.
Responsabilità e attività principali
Gestisce le richieste di adesione, la raccolta della documentazione e l’emissione delle tessere associative;
Aggiorna le anagrafiche, i consensi e lo stato delle iscrizioni nel gestionale associativo;
Monitora i rinnovi e predispone le relative comunicazioni;
Mantiene aggiornate le informazioni sulle agevolazioni riservate agli Associati;
Gestisce gli adempimenti conseguenti a recessi, decadenze, sospensioni, secondo le decisioni degli organi competenti;
Assicura l’ordinata archiviazione della documentazione e segnala eventuali anomalie o criticità ;
Contribuisce al miglioramento della modulistica e delle procedure dell’Ufficio Soci.
Collocazione e relazioni organizzative
Il Referente collabora principalmente con il Consiglio Direttivo e con le funzioni Segreteria Generale, Comunicazione (per es. Campagne di Tesseramento), Tesoreria e Risorse Umane. Nello svolgimento delle attività ordinarie agisce con autonomia organizzativa, nel rispetto della normativa, delle procedure interne e delle decisioni degli organi associativi competenti. Si rapporta direttamente con gli Associati e con le persone interessate ad aderire al Centro Studi in qualità soci.
Requisiti, competenze richieste e qualità personali
Formazione ed esperienza
Diploma di scuola secondaria di secondo grado;
Eventuale formazione in ambito amministrativo, organizzativo, giuridico o sociale costituisce titolo preferenziale;
È preferibile, ma non vincolante, una precedente esperienza in attività di segreteria, gestione amministrativa, rapporti con soci o utenti, oppure nella gestione operativa di associazioni ed enti del Terzo Settore, anche maturata in ambito volontario.
Conoscenze richieste
Conoscenza di base del funzionamento delle associazioni e, preferibilmente, degli enti del Terzo Settore;
Conoscenza dei principi essenziali relativi alla protezione dei dati personali e alla riservatezza delle informazioni;
Disponibilità a conoscere e applicare lo Statuto, i regolamenti e le procedure interne di AMIStaDeS.
Competenze digitali
Buona capacità di utilizzo di Google Workspace, con particolare riferimento a Gmail, Drive, Documenti e Fogli, per organizzare, aggiornare e condividere documenti e archivi digitali;
Capacità di utilizzare fogli di calcolo per la gestione di elenchi, scadenze e dati anagrafici;
Familiarità con strumenti gestionali e/o disponibilità ad apprendere l’utilizzo delle piattaforme adottate dal Centro Studi.
Capacità organizzative e operative
Capacità di gestire con ordine e precisione richieste, documenti, dati anagrafici e scadenze;
Capacità di comprendere e applicare procedure e istruzioni operative;
Autonomia nell’organizzazione delle attività ordinarie e tempestività nel segnalare anomalie o criticità ;
Capacità di individuare possibili miglioramenti nella modulistica e nei processi dell’Ufficio Soci.
Competenze relazionali e comunicative
Capacità di fornire informazioni chiare e comprensibili agli Associati e alle persone interessate ad aderire;
Attitudine alla collaborazione con le diverse funzioni di AMIStaDeS;
Capacità di gestire con equilibrio, discrezione e professionalità situazioni delicate, o riservate;
Capacità di ascoltare le richieste, individuare la funzione competente all’interno del Centro Studi e assicurare un riscontro appropriato, quando indicato.
Qualità personali
Affidabilità e senso di responsabilità ;
Riservatezza;
Atteggiamento collaborativo e disponibilità al confronto;
Iniziativa nel proporre soluzioni, nel rispetto dei ruoli e delle procedure interne.
Altre informazioni
Modalità e inquadramento della collaborazione
L’attività richiede continuità nella gestione delle richieste, delle comunicazioni e delle scadenze dell’Ufficio Soci. L’impegno e le modalità operative sono concordati con la Segreteria Generale, tenendo conto della disponibilità della persona candidata e delle esigenze organizzative del Centro Studi.
La collaborazione è prestata a titolo volontario e non retribuito. È richiesta l’associazione al Centro Studi secondo le modalità previste da AMIStaDeS e dalla normativa applicabile alle APS. L’attività è svolta nel rispetto delle procedure e degli indirizzi organizzativi del Centro Studi e non configura un rapporto di lavoro subordinato né una collaborazione professionale.
Opportunità offerte dalla collaborazione
La collaborazione rappresenta un’opportunità concreta per sviluppare competenze nella gestione delle relazioni associative e nei processi organizzativi di un Centro Studi APS dinamico e multidisciplinare. La persona selezionata sarà accompagnata attraverso un percorso iniziale di affiancamento, finalizzato a favorire la conoscenza delle procedure interne, una progressiva autonomia operativa e una partecipazione consapevole alla vita associativa di AMIStaDeS.
